Rozbieżność liczby zgłoszonych pracowników między Płatnikiem a listą płac
Płatnik pokazuje inną liczbę ubezpieczonych niż lista płac w programie kadrowym? Zwykle chodzi o zaległe zgłoszenie lub wyrejestrowanie, nie o błąd systemu.
Objawy
Liczba osób zgłoszonych do ubezpieczeń w programie Płatnik nie zgadza się z liczbą aktywnych pracowników widoczną w programie kadrowo-płacowym — zwykle różnica dotyczy jednej lub dwóch osób.
Przyczyna
Najczęstszą przyczyną jest opóźnione albo pominięte zgłoszenie nowego pracownika (ZUS ZUA) lub wyrejestrowanie osoby, która odeszła z firmy (ZUS ZWUA), a także rozbieżność dat granicznych — np. pracownik zwolniony z końcem miesiąca, ale wyrejestrowany w Płatniku z datą wcześniejszą lub późniejszą niż w kadrach.
Rozwiązanie krok po kroku
- Zestaw listę osób aktywnych w programie kadrowo-płacowym z listą zgłoszonych w Płatniku, sortując po dacie zatrudnienia/zwolnienia — łatwiej wtedy zauważyć, kogo brakuje po którejś ze stron.
- Sprawdź dla każdej rozbieżnej osoby dokładną datę zgłoszenia (ZUS ZUA) lub wyrejestrowania (ZUS ZWUA) w Płatniku i porównaj z datą w umowie lub świadectwie pracy z kadr.
- Zweryfikuj, czy zgłoszenie lub wyrejestrowanie zostało faktycznie wysłane i przyjęte przez system ZUS, a nie tylko przygotowane i zapisane lokalnie w programie Płatnik jako projekt dokumentu.
- Sprawdź, czy nie doszło do literówki w numerze PESEL lub NIP przy zgłoszeniu — błędny numer identyfikacyjny powoduje, że ZUS nie kojarzy zgłoszenia z właściwą osobą, co objawia się właśnie jako rozbieżność.
- Jeśli różnica dotyczy osoby na zleceniu lub umowie o dzieło z ozusowaniem, sprawdź, czy właściwy rodzaj zgłoszenia (kod tytułu ubezpieczenia) został użyty — błędny kod tytułu to częsta przyczyna niezgodności przy nietypowych formach zatrudnienia.
- Po znalezieniu i poprawieniu rozbieżności zapisz dokładną przyczynę i datę korekty — ułatwia to wyjaśnienie ewentualnego pytania z ZUS przy kontroli.
Regularne (np. comiesięczne) porównywanie listy z Płatnika z listą z kadr, zamiast robienia tego dopiero przy sygnale z ZUS, pozwala wyłapać rozbieżność, zanim urośnie do kilku miesięcy zaległych korekt.